1.4 Gestión administrativa y mejoramiento continuo
El trabajo diario del supervisor o mando en su área de trabajo puede dar la sensación
de
estar en un círculo vicioso sin principio ni fin. Las cinco etapas del proceso
administrativo se suceden una a otra concatenadamente, cada una afectando el
funcionamiento de las demás en una inter relación permanente y natural.
Como ha podido apreciarse, la planeación es la fase inicial del proceso administrativo y no existen
dudas sobre la importancia de
esta
etapa, ya
que
sin
planes,
las funciones de organizar, coordinar dirigir o controlar se harían de manera improvisada
y esto imposibilitaría garantizar el
éxito de las actividades.
Cuando en la etapa del control se descubre que hay una desviación importante respecto a lo planeado, probablemente se tendrá que repetir otra vez todo el proceso
de
administración, esta vez, mejorado con las acciones correctivas correspondientes,
lo que hace que el proceso administrativo se compare con una espiral y no con un
círculo vicioso rutinario.
1.5 El mando
y la
planeación de
su trabajo
1.5.1 ¿Qué es la planeación?
Planear es una de las etapas mas importantes de la gestión administrativa del mando ya que esta determina que todas las actividades se realicen sobre una base programada y prevista, evitando improvisaciones que muchas veces conducen al supervisor a un callejón sin salida.
Planear es un proceso formal por medio del cual se fijan objetivos concretos y se establecen procedimientos detallados para alcanzarlos.
Una buena planeación garantiza:
Planear es la función administrativa que consiste en determinar hoy lo que debe hacerse en el futuro. Significa pensar antes de actuar. Es mirar hacia delante y trazar de antemano el camino que se va a seguir. Significa pensar qué trabajo se deberá hacer y cómo hacerlo.
Planear es la función administrativa que consiste en determinar hoy lo que debe hacerse en el futuro. Significa pensar antes de actuar. Es mirar hacia delante y trazar de antemano el camino que se va a seguir. Significa pensar qué trabajo se deberá hacer y cómo hacerlo.
Una buena planeación garantiza:
Planear es la función administrativa que consiste en determinar hoy lo que debe hacerse en el futuro. Significa pensar antes de actuar. Es mirar hacia delante y trazar de antemano el camino que se va a seguir. Significa pensar qué trabajo se deberá hacer y cómo hacerlo.
- Que las cosas sucedan tal
como se desean.
- Un marco de referencia adecuado para tomar
decisiones prácticas.
- Evitar la improvisación y la confusión
1.5.2 Las funciones de la etapa de planear
Entre las funciones que corresponden a esta etapa se pueden distinguir:
- Diseño del producto/servicio según los requerimientos de ventas. De esta etapa surgen las listas de especificaciones donde se detallan las características del producto o servicio. Aunque por lo general el mando no participa en la fase de diseño debe poseer un amplio conocimiento sobre el manejo de las especificaciones y tolerancias del producto/servicio para dirigir el trabajo enfocado en los requisitos del cliente.
- Establecimiento de
la información técnica necesaria para la fabricación.
Esta
actividad, donde se confeccionarán procedimientos, instructivos de trabajo, hojas de ruta, diagramas de flujo de procesos, disposición de los puestos de trabajo (lay out) y otras informaciones sirve de base para la organización del área de trabajo y para
la capacitación del personal. Esta información es la base
para una organización eficaz de los procesos de realización del producto que se fabrica o el servicio
que se suministra.
- Diseñar los
formatos e impresos
necesarios
para
una adecuada información,
programación y control del
trabajo.
- Determinar
el momento en que se inicia y termina cada etapa del
trabajo.
- Proveer las necesidades de materiales, maquinaria, herramientas, mano de obra, etc., para ejecutar los trabajos.
- Definir programas de mantenimiento de las instalaciones, de la maquinaria y equipo
que
haga posible reducir las paradas del
proceso por
daños de los mismos.
1.5.3 Características de la información
generada en
la planeación
La información proveniente de las funciones de la planeación ha de constituir verdaderas herramientas para la acción y, referencia adecuada para la precisión y exactitud de las actividades de los empleados en sus respectivos puestos de trabajo.
Por esta razón, esta información debe poseer las siguientes características:
EXPLICITA
La falta de claridad en la información puede dar lugar a un trabajo inadecuado debido
a la
falta de comprensión de conocimientos o de propósitos.
Los usuarios de la información pueden no te er las mismas habilidadeótécnicas de
quin la formuló, por lo cual aunque esté expresada en forma bastante explícita debe también presentarse en un formato que evite cualquier
barrera
a su
comprensión.
ACEPTABLE
Toda información de
referencia
debería
ser aceptada por
todos
los que estén relacionados en su ejecución; en efecto, es aconsejable siempre que se pueda dar participación en el proceso de planear a todos aquellos que serán los responsables
de su ejecución.
ABIERTA AL CAMBIO
Pueden surgir circunstancias que requieran cambios, toda información o plan que se
haga en una forma innecesariamente rígida, sera de valor limitado en tiempos de
cambios.
Toda información debe
tomar en
cuenta
las limitaciones
internas
(personal,
materiales, equipo, dinero)
y las del medio en la que opera la compañía.
Para poder inspeccionar
la ejecución de un procedimiento o instructivo de trabajo este debe estar plasmado de tal forma que se pueda verificar.
Toda información resultante de
un proceso de
planeación
que
no constituya un
estímulo real para entrar
en
acción tendrá un valor
limitado.
1.5.4 El mando y la necesidad de planear su trabajo
El mando planea a menudo en
el trabajo
debido
a
situaciones relacionadas con:
- Su trabajo diario o semanal
La necesidad de planear del mando se deriva de la gran variedad de cambios que
debe manejar
como parte habitual del
trabajo en su área.
CAMBIOS EN EL PERSONAL
Los componentes de la fuerza de trabajo del supervisor pueden sufrir cambios por una serie de factores entre los que se citan:
- Vacaciones -
Ausentismo
- Jubilaciones - Enfermedad
- Rotación -
Renuncia, etc.,
La mayoría de estos factores pueden preverse y tomarse en cuenta en la etapa de la
planeación.
CAMBIOS EN EL EQUIPO, Y PRODUCTOS NUEVOS O MODIFICADOS
Cuando se introduce nuevo equipo se requieren en ocasiones modificaciones en:
-El equipo anterior - Los materiales, y
- El personal
La modificación de
los
productos puede
tener efectos
secundarios no
siempre
previstos por el personal que los proyecta o por los ingenieros, y esos resultados pueden tener
efectos sobre la planeación realizada por el
supervisor a nivel del
taller.
CAMBIOS EN EL VOLUMEN DE TRABAJO
Las variaciones en
el volumen
de trabajo plantean problemas al
supervisor
en relación con sus planes de distribución de tareas.
Cuando el volumen de trabajo es grande es necesario que el supervisor establezca
prioridades en cuanto a:
- Qué trabajos pueden esperar
La prioridad en el trabajo es un elemento que el supervisor debe tener muy en cuenta para el mantenimiento de un buen ritmo de producción y encaje en el mercado. Hay trabajos que pueden
hacerse sin que se introduzcan nuevos procesos productivos, que su importancia sea tal, que de él dependa la eficiencia productiva de los demás. Entre estos tenemos:
-Trabajos de mantenimiento - De limpieza y ordenamiento
- Redistribución del equipo
- Limpieza de expediente, etc.
En una buena planeación, estos trabajos se hacen en períodos no productivos.
Los cambios en las políticas y normas de la organización que afectan al supervisor y
al grupo de trabajo son otra fuente de dificultades en materia de planeación. Ejemplo:
- Eliminación de las horas extraordinarias y su pago correspondiente
- Introducción de nuevas normas de trabajo.
- Introducción de nuevas normas de trabajo.
1.5.5 El proceso de planeación
El proceso de plantación se compone de tres etapas lógicas:
2- Determinación de procedimientos, instrucciones y estándares
3- Asignación de responsabilidades
1.5.5.1 Fijación de objetivos
La primera etapa en el proceso de plantación es la fijación de objetivos. Constituye el paso fundamental para el inicio del proceso de plantación pues en esta etapa se establece hacia donde se requiere llegar.
Un objetivo es el enunciado de una meta hacia la cual se encaminan las diferentes actividades para garantizar su logro.
Los objetivos deben ser específicos, coherentes y alcanzables.
Son específicos, cuanto nos dicen que hay que hacer y como podrán medirse; son coherentes, cuanto están de acuerdo con las políticas y objetivos generales de la organización; y son alcanzables, cuando son realistas, posibles de alcanzar y al mismo tiempo estimulan a las personas a su logro.
1.5.5.2 Determinación de procedimientos, instrucciones y estándares
El proceso de determinar los procedimientos equivale a decidir como será cumplido el objetivo del plan. Esencialmente es un proceso de cuatro etapas:
Para definir las actividades, el supervisor debe identificar cada uno de los componentes o pasos necesarios para alcanzar el objetivo y colocarlos en una progresión lógica.
2. ESTABLECIMIENTO DE TIEMPOS
Una vez que las actividades se han definido y colocado en secuencia apropiada, es necesario establecer los tiempos para estas actividades, es decir, hacer un cronograma de ellas para facilitar su control y desarrollo, así como la orientación a los empleados involucrados.
3. REVISION
DE LOS RECURSOS
Después de definir las actividades y establecer los tiempos, es necesario revisar los recursos necesarios. Esto significa que hay que determinar si se dispone o no de equipo, material, dinero y personal calificado necesarios para realizar estas actividades.
4. DETERMINACION DE LUGARES
La cuarta etapa de la fijación del procedimiento consiste en determinar el lugar, es
decir, donde
deben realizarse esas actividades, tomando en cuenta espacio, luz y
ambientación, circulación de aire y movilidad del
operario y equipos de trabajo.
1.5.5.3 Asignación
de responsabilidades
Esta es la tercera y última del proceso de planeación, y en ella se asignan responsabilidades eligiendo a los empleados mas calificados para cada tarea.
1.5.6 Técnicas de planeación
Al nivel del
supervisor, la mayor parte de los planes se derivan de los establecidos por
los
directores de alto nivel. Los planes del supervisor cubren espacios de tiempo más
cortos y son más simples en sus objetivos y contenidos.
Se han diseñado mucha técnicas para ayudar al supervisor a controlar su tiempo,
entre ellas se encuentran: a) lista de cosas por hacer (to do list), b) calendario o agenda de escritorio, c)
hoja
de plantación a largo plazo, y d) diagrama de Gantt.
LISTA DE COSAS POR HACER (TO DO LIST)
Esta es una simple pero poderosa herramienta que ayuda
al supervisor a llevar
el control
de sus actividades día a día.
Puede auxiliarse de esta lista para determinar prioridades, actividades importantes y
actividades urgentes.
Con simples cotejos, puede llevar el control de ejecución de las actividades una por una. Las que no llevan cotejo, quedarán pendientes para la planeación del DIA siguiente o para un plazo mas largo.
AGENDA O CALENDARIO DE ESCRITORIO En este calendario el supervisor hace notar aquellos temas y actividades que necesitan una mayor atención, tales como: citas, juntas, reuniones, reportes, entrevistas, etc. El supervisor debe programar los eventos con tanta anticipación como sea posible, y al hacerlo así, estos atraerán la atención automáticamente en el calendario, cuando llegue su tiempo.
Modernamente, se puede llevar la agenda en una gran variedad de dispositivos electrónicos, computadora persona, teléfono celular, etc.
HOJA DE PLANEACION
Constituye otra manera efectiva de planear el trabajo semanal o mensual. Se prepara al final de cada semana/mes para el siguiente:
Semana del al 2008
Lunes
5/marzo
|
Martes
6/marzo
|
Miércoles
7/marzo
|
Jueves
8/marzo
|
Viernes
9/marzo
|
AM
- Discutir con el encargado depersonal lainterpretación del nuevo plan deincentivos
|
AM
- Reunión mensual delcomité de seguridad
|
AM
|
AM
- Revisar estadísticas de ausencias,rotación yaccidentes
|
AM
- Vaciar la caja desugerencias y empezar elproceso de análisis de lassugerencias
|
PM
- Trabajar en el presupuesto paralos próximos 6meses
|
PM
- Discutir los costos de operación con elcontador
|
PM
- Coordinar aplicación plan de mant. preventivo
|
PM
- Hacer el reportede materiales para el ultimo mes
|
PM
- Desarrollar el plan de producción de lasiguiente semana
|
Esta hoja muestra los días de las semana divididos en mañanas y tardes, en ellas se
listan las cosas
que se deben llevar a cabo, se asigna tiempo para la actividad en cada día, bloqueando la sección de la mañana o de la tarde del día asignado. Con
una
mirada el supervisor puede revisar
visualmente lo que se planea para cada mañana y tarde de la semana.
A medida que se va cumpliendo, cada tarea, el cuadro se circula. Las tareas que se planearon pero que no se llevaron a cabo durante la semana (no están circuladas todavía), deben ser reprogramadas para la siguiente semana.
Al
menos que el
supervisor fije
algún tiempo
especifico para
pensar acerca
de mejoras constructivas, se encontrar copado de trabajo rutinario y apagando fuegos.
Por lo que deberá tomar conciencia de
lo importante que
es disponer de
una
planificación más efectiva de sus actividades más prioritarias y así usar mejor el tiempo.
EL DIAGRAMA DE GANTT
Esta herramienta permite planear proyectos al largo plazo.
También llamado grafico de barras de proyecto, diagrama de actividades.
El diagrama de Gantt es un grafico de barras horizontales que muestra las tareas de un proyecto, el momento en el que cada una debe realizarse y el tiempo que cada
una
debe tomarse. En la medida en que el proyecto avanza, las barras se van sombreando
para
mostrar cuales tareas
han
sido completadas. Pueden también representarse en el grafico las personas responsables o asignadas a cada tarea.
Para confeccionar un diagrama de Gantt:
1- Identifique las áreas del
proyecto:
- identifique las tareas que pertenecen al proyecto.
- Identifique fechas de entrega claves.
- Establezca el tiempo requerido para cada tarea.
- Identifique la secuencia de las áreas: cuales requieren ser completadas antes de
que inicien otras, cuales tareas pueden realizarse de manera simultanea, y cuales tareas deben ser completadas antes de cada fecha de entrega clave.
2- Trace una línea horizontal a lo largo de la hoja de papel y sobre esta línea marque una escala con periodos definidos (días o semanas).
3- A la izquierda del papel escriba cada tarea del proyecto en orden. Para los eventos que suceden en un determinado punto utilice un rombo o diamante (puede ser una presentación), en la fecha correspondiente., Para actividades que ocurrirán durante un periodo de tiempo determinado (puede ser un plan o serie de entrevistas), trace una barra que cubra el espacio de tiempo que se lleva en el grafico: haga coincidir el extremo izquierdo de la barra con la fecha de inicio, y el extremo derecho de la barra con la fecha de conclusión de la actividad. Haga barras huecas o vacías, pues las mismas se Irán sombreando a medida que las actividades avanzan.
5- A medida que las actividades y efectos se van realizando, sombree los diamantes y las barras para indicar que han sido completadas. Para las tareas en progreso, haga una estimación sobre que tan lejos se encuentra y rellene o sombree en consecuencia.
6- Coloque una marca vertical para indicar el punto el cual se encuentra en la escala de tiempo., Si el grafico se pega en una puerta, por ejemplo, una manera de visualizar el tiempo corriente es utilizando una banda gruesa pegada verticalmente en el diagrama con chinches.
Ejemplo:
El cronograma que se muestra
a
continuación forma parte
de un
proyecto de
reorganización general de
una
empresa.
